Centre d'évaluation des systèmes de gestion électronique de documents (SGED)

Qu'est-ce qu'un système de gestion électronique de documents (SGED/DMS)?

Un système de gestion électronique de documents (SGED, en anglais DMS pour Document Management System, aussi connu sous les termes GED, GEID, GEIDE ou système de gestion documentaire) est l'ensemble des moyens informatiques (matériel, logiciel, méthode, processus, etc.) mis en oeuvre pour gérer le cycle de vie complet d'un document électronique (texte, image, audio, vidéo, etc.), allant de sa création à sa destruction, en passant par sa modification, sa publication, sa diffusion, etc. Cette gestion électronique documentaire—ou documentique—offre un référentiel central pour stocker les documents, en optimiser l'accès (sécurité), gérer l'information qu'ils contiennent (gestion de contenu), l'information qui les concerne (métadonnées), ainsi que leur évolution (contrôle de version ou versionnage, le versioning en anglais).

Bénéfices d'un système de gestion électronique de documents (SGED/DMS)

• Optimisation des processus de distribution et d'approbation d'informations à travers de meilleurs flots de contrôle (workflow).
• Diminution des risques de perte, corruption et obsolescence des données.
• Interface basée sur le Web permettant la capture, création, révision, archivage et recherche de documents et contenu de tous types.
• Accès plus rapide et plus facile à l'information.
• Réduction, voire élimination, de l'utilisation du papier dans l'espace de travail (technologies de l'information dites vertes).

Risques associés aux systèmes de gestion électronique de documents (SGED/DMS)

• Un manque de sécurité peut exposer des données sensibles à un accès non autorisé.
• Risque de perte complète des données si une politique de sauvegarde et de recouvrement des données n'est pas mise en place et testée régulièrement.
• Risque de violation des lois régissant la conservation et la traçabilité des données, par exemple la loi américaine Sarbanes-Oxley (SOX).

Rôle du centre d'évaluation des systèmes de gestion électronique de documents (SGED/DMS)

• Identifier quel système de gestion électronique de documents répond le mieux à vos besoins.
• S'assurer que les solutions en lice soient compatibles avec vos méthodes de classement et d'archivage ou, tout du moins, soient assez flexibles au changement.
• Identifier les systèmes de gestion électronique de documents compatibles avec votre informatique existante.

Études sur les Système de gestion électronique de documents (SGED) les plus populaires

• Do You Need a Content Management System?
   
• What are the Pros and Cons of Implementing an Enterprise Content Management System?
   
• Are Enterprise Vendors Beginning to Grasp Content Management Systems?
   
• Content Management Systems Research Article Archive
   

Livres blancs d'éditeurs de Système de gestion électronique de documents (SGED)
(à l'adresse whitepapers.technologyevaluation.com)

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